Quy Định về Lưu trữ Hóa Đơn Điện tử Viettel

1 Quy định về Lưu trữ Hóa đơn

Ngoài việc tuân theo Khoản 1, Điều 11, Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử – cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ hóa đơn cần tuân thủ theo quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định tại Thông tư 39 về hóa đơn điện tử, là Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 51 hóa đơn điện tử.

*Lưu trữ hóa đơn điện tử là cụm từ dùng để chỉ hành động sao chép toàn bộ các hóa đơn bán, xuất vào các thiết bị lưu trữ ngoài như đĩa CD, USB, đĩa cứng,…

Quy định Rõ như sau:

  • “Người bán và mua hàng hóa có sử dụng hóa đơn điện tử phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được lập thông qua một cơ sở trung gian thì cơ sở này có trách nhiệm thực hiện lưu trữ hóa đơn theo thời gian nêu trên.
  • Người bán, mua là đơn vị kế toán và cơ sở trung gian có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu của hóa đơn ra các vật như USB, đĩa CD, DVD, đĩa cứng,… để bảo vệ dữ liệu, thông tin của hóa đơn.”

Điều kiện để có thể lưu trữ hóa đơn là:

Nội dung của hóa đơn có thể truy cập, sử dụng để tham chiếu khi cần.

Nội dung được lưu giữ theo dạng được khởi tạo, nhận, gửi hoặc theo dạng thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn đó.

Cách thức lưu giữ hóa đơn phải thống nhất đảm bảo cho phép xác định nguồn lập, nơi đến, ngày giờ nhận, gửi hóa đơn.

2. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?

Theo quy định của cơ quan thuế, sau khi khởi tạo, thời gian lưu trữ phải theo quy định của Luật Kế toán, thường là 10 năm. Đối với hóa đơn điện tử, việc mất, rách hay cháy là khó có thể xảy ra như đối với hóa đơn giấy.

3. Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ

Một số trường hợp, khách hàng hoặc bên bán có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hình thức khác để lưu trữ thì bên bán có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh về xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa nhưng chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất. Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đảm bảo chính xác về nội dung và thực hiện theo các quy định của Luật Kế Toán, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy thì phải đảm bảo có sự trùng khớp nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ.

Để tìm hiểu thêm thông tin, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Viettel qua hotline : 0862070768

08 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và kế toán cần nắm được các quy định dưới đây khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022

Theo Khoản 1, Khoản 3 Điều 59 Nghị định 123 quy định:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.…

3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020”

Ngoài ra, tại Khoản 1 Điều 60 còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 đối với những hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020.

Như vậy, chỉ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dung hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 và Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử gồm:

– Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

– Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp sau đây được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

+ Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

– Trường hợp 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

**Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Trích dẫn: Nguồn Thư viện pháp luật

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.